Conozca los correos electrónicos del sistema

 Conozca los correos electrónicos del sistema
Conozca los correos electrónicos que ayudan al cliente a gestionar su flujo de trabajo de acuerdo con sus necesidades.

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 Tipos de Correos Electrónicos:

• Alerta de Frecuencia

• Alerta de No Conformidad por Grupo

• Alerta de No Conformidad por Pregunta

• Alertas – PA 1 día

• Alertas – PA 2 días

• Alertas – PA vencidos hace 2 días

• Evaluación pendiente de aprobación

• Evaluación Aprobada/Rechazada

• Reapertura de Workflow

• Resumen de Evaluación

• Bienvenida

• Confirmación de Correo Electrónico

• Invitación

• Restablecimiento de Contraseña

• Compromiso creado

• Compromiso editado

• Compromisos del día

• Flujo PA – Aprobar PA

• Flujo PA – Crear PA

• Planes de Acción Creados

• Planes de Acción Editados

• Plan de Planes de Acción EditadosAcción Aprobado

• Plan de Acción Rechazado

• Acción en espera de aprobación

Alerta de Frecuencia de Checklist
Es una notificación o recordatorio que ocurre regularmente para garantizar que determinadas tareas o actividades se completen dentro de un período específico.

La alerta de frecuencia puede configurarse para que ocurra diariamente, semanalmente, mensualmente o en cualquier otro intervalo de tiempo necesario.

Al recibir la alerta de frecuencia de checklist, los responsables pueden revisar la lista de tareas o actividades asignadas, marcar las que ya fueron completadas e identificar posibles pendientes. Esto ayuda a asegurar que ningún ítem sea olvidado o descuidado, manteniendo un alto nivel de eficiencia y cumplimiento de los procesos establecidos.

En resumen, la alerta de frecuencia de checklist es una herramienta útil para garantizar la ejecución regular y consistente de tareas y actividades importantes, ayudando a mantener la organización y el cumplimiento de los procedimientos definidos.

Alerta de No Conformidad por Grupo y por Pregunta

Alerta de no conformidad por grupo:
Es una notificación emitida cuando un conjunto de respuestas en una encuesta o cuestionario no cumple con los criterios de conformidad previamente definidos. Se activa cuando un grupo de participantes proporciona respuestas que están fuera de los límites aceptables o no cumplen con los requisitos establecidos. Esta alerta ayuda a identificar áreas problemáticas específicas y permite tomar medidas correctivas para resolver las inconsistencias.

Alerta de no conformidad por pregunta:
Es una notificación emitida cuando una respuesta específica en una encuesta o cuestionario no cumple con los criterios establecidos para esa pregunta. Se activa cuando una respuesta individual no satisface los requisitos o criterios esperados. Permite un análisis más detallado de la respuesta problemática y la adopción de medidas adecuadas para corregir la no conformidad identificada.

Alertas de Plan de Acción por Vencer [1–2 días] y Vencidos [más de 2 días]

Alerta de Plan de Acción por Vencer:
Es una notificación emitida cuando un plan de acción establecido dentro de un proyecto, proceso o actividad se aproxima a su fecha límite de finalización. Se activa para recordar al equipo responsable la necesidad de cumplir el plazo definido. Ayuda a prevenir retrasos y permite tomar medidas oportunas para asegurar que el plan se complete dentro del período establecido.

Alerta de Plan de Acción Vencido:
Es una notificación emitida cuando un plan de acción no fue concluido dentro del plazo definido. Se activa cuando la fecha límite ya ha pasado y el plan aún no fue ejecutado o finalizado. Su objetivo es alertar al equipo responsable y a las partes interesadas sobre el retraso y la necesidad de tomar medidas inmediatas para retomar el plan y cumplir los objetivos establecidos.

Evaluación Pendiente de Aprobación / Reapertura de Workflow / Resumen de Evaluación

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Para los Usuarios: Bienvenida / Confirmación de Correo Electrónico / Invitación y Restablecimiento de Contraseña

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Compromiso Creado / Editado / del Día
Se ha creado o editado un compromiso en la agenda. Mantente informado a través de las alertas.

• “Compromiso Creado”

• “Compromiso Editado”

• “Compromiso Concluido”

• “Compromiso Cancelado o Eliminado”

“Compromisos del Día”: Envío realizado a las 00:00 h del día del compromiso.
“Compromisos No Realizados”: Envío realizado según la frecuencia configurada por el usuario.

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Flujo PA – Crear PA & Flujo PA – Aprobar PA
El flujo de creación y aprobación de un plan de acción implica identificar la necesidad, establecer objetivos, elaborar el plan, revisarlo y validarlo, obtener la aprobación, implementar las acciones y dar seguimiento a los resultados.

Una comunicación clara y la participación de las partes interesadas son fundamentales para garantizar un plan de acción eficaz.

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Planes de Acción Creados / Editados / Workflow de Acción: Aprobación - Rechazo

Disparador (Gatillo): Correo electrónico enviado a las 15:00 h con los planes de acción creados entre las 14:00 h y las 14:59 h.

La creación de un plan de acción es un proceso que implica la identificación de metas, objetivos y estrategias específicas para alcanzar un resultado deseado.

El objetivo del workflow es mejorar la eficiencia, la productividad y la coordinación entre los miembros de un equipo u organización.